Gelungene Team-Kommunikation mit Slack

Die Agentur Goodpatch gibt Tipps im Umgang mit dem Tool Slack, damit die Zusammenarbeit im Team ein Erfolg wird.

Die Agentur Goodpatch ist eine unabhängige Designfirma mit über 200 Mitarbeiter*innen, die von den Standorten in Tokio, Berlin und München aus arbeiten. Getrieben von der Mission, das Potential von Design aufzuzeigen, wird ein nachhaltiger Wert für Menschen, Organisationen und den Planeten geschaffen. Als Unternehmen mit mehreren Standorten setzte Goodpatch schon vor Corona-Zeiten die Software Slack zur Kollaboration ein. Max Well, Design Lead Munich, verrät uns seine persönlichen Tricks in der Arbeit mit dem Tool.

Die Kultur eines Unternehmens wird durch die Vielzahl von individuellen Aktionen der Arbeitnehmer bestimmt. Solange sich jeder darüber im Klaren ist, wie Informationen geteilt werden, lässt sich auf längere Sicht viel Energie einsparen.

Das Team bei Goodpatch kommuniziert intern schon seit Langem nicht mehr via E-Mail sondern benutzt die Kommunikationssoftware Slack. Dadurch wurde das Unternehmen flexibler und es erleichtert (vor allem in Zeiten von Corona) das Arbeiten von Zuhause. Aber neue Tools wie Slack verbessern den Kommunikationsfluss nicht zwingend sondern können ihn auch verkomplizieren.

Hier sind ein paar Tipps, warum die Team-Kommunikation mit Slack bei Goodpatch so gut funktioniert: 

EINSTELLUNGEN

• Das Profilfoto sollte Ihr Gesicht zeigen: Chatten fühlt sich manchmal sehr unpersönlich an. Das Gesicht des Gegenübers zu sehen macht es leichter sich vorzustellen, dass man mit einer realen Person spricht.

• Halten Sie Ihren Status aktuell: Verwenden Sie eine Standardnachricht von Slack (“gerade nicht erreichbar”, “eingehende Nachrichten werden aktuell nicht zugestellt”, …) oder erstellen Ihre eigenen Statusnachrichten. So halten Sie Ihre Kollegen auf dem Laufenden und ersparen Ihrem Team lästige Nachfragen — Ihr Status hält Sie auf dem Laufenden.
  Durch Zapier ist es möglich, Slack mit dem Kalender zu verbinden und den Status automatisch anzupassen. (https://zapier.com/blog/automate-slack-status/

INHALT

• Formulieren Sie positiv: Manchmal fühlen sich Personen im Homeoffice isoliert. Verwenden Sie daher vorwiegend positive Ausdrücke (!) und Emojis 🙃🙌 um die Laune Ihrer Kollegen zu verbessern.

• Halten Sie sich kurz und bleiben Sie höflich: In Chats fehlt meistens der Kontext. Seien Sie also noch höflicher als im normalen Umgang mit Menschen und versuchen Sie, Informationen möglichst prägnant und adäquat weiterzugeben.
  Mit dem Pfeil nach Oben auf der Tastatur können Sie Ihre letzte Nachricht super schnell bearbeiten.

• Fragen Sie nur 1-2 Fragen gleichzeitig: Nichts ist verwirrender als eine ellenlange liste an Fragen und die dazu gehörigen Antworten. Fokussieren Sie sich auf 1-2 Fragen um sicherzustellen, dass diese auch beantwortet werden. 

FUNKTIONEN

• Machen Sie sich Slack’s Textformatierung zu Nutze: Versuchen Sie, lange Sätze zu unterteilen oder die wichtigsten Informationen ihrer Nachricht zu hervorzuheben. Slack bietet Ihnen dazu verschiedenste Möglichkeiten der Formatierung wie beispielsweise bold, italic oder sogar Aufzählungszeichen (https://slackhq.com/designing-and-formatting-messages-in-slack)
  Drücken Sie ‚>‘ und ‚Leertaste‘ bevor Sie einen neuen Satz anfangen und erstellen Sie so Zitate.  

• Setzen Sie sich Erinnerungen: Falls Sie etwas nicht sofort bearbeiten können hat Slack eine praktische Erinnerungsfunktion für Sie (https://slackhq.com/getting-things-done-with-reminders). Sie können sich Erinnerungen für persönliche Aufgaben setzen oder für bevorstehende Meetings.

• Nutzen Sie die Videochat Funktion: Um die Hürden bei der Arbeit aus dem Home office zu reduzieren, können Sie die Videofunktion verwenden. So können Sie schnell und unkompliziert mit Ihrem Team in Kontakt treten ohne auf andere Tools ausweichen zu müssen.

• Taggen Sie Teammitglieder: Wenn Sie sich auf eine bestimmte Person erwähnen, erwähnen Sie diese explizit in Ihrem Post. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht die Person auch wirklich erreicht und nicht übersehen wird. Falls Sie sich an den ganzen channel richten wollen, fügen Sie ein @channel (benachrichtigt alle Benutzer eines Channels) oder ein @here (benachrichtigt alle gerade aktiven Benutzer) an.

VERHALTEN

• Versuchen Sie, so offen und transparent wie möglich zu kommunizieren: Es gibt natürlich Teile Ihrer Arbeit die vertraulich behandelt werden müssen. Für den Rest jedoch empfehlen wir Ihnen die Kommunikation in Kanälen, die für alle Unternehmensmitglieder sichtbar sind. Durch die Transparenz bei der Informationsweitergabe steigern Sie letztendlich die Produktivität Ihres Unternehmens.

• Reagieren Sie auf Nachrichten: Das Hinzufügen eines Emojis zu einem Post zeigt, dass Sie sie wahrgenommen haben ohne Ihnen dabei viel Zeit zu kosten. Was für Sie unbedeutend sein mag zeigt dem Ersteller, dass seine Nachricht wahrgenommen wird.

• Auch wenn die Person die Sie erreichen wollen gerade nicht am Computer sitzt – hinterlassen Sie eine Nachricht: Sie sollten sich keine Gedanken darüber machen, ob ihr Gegenüber gerade arbeitet oder erreichbar ist. Und wenn jemand gerade nicht antwortet…

• Follow up: Nicht selten verschwinden Nachrichten in den Weiten des Internets. Seien Sie sich nicht zu schade auch einmal nachzufragen bis Sie die gewünschten Informationen bekommen.

Happy Slacking!

Sie interessieren sich für Kommunikationssoftware? Dann schauen Sie doch mal bei unserer Liste an kostenlosen Tools vorbei. Neben Kollaborationstools finden Sie dort auch Vorschläge für Video-Calls, Social Media Management und vieles mehr.

JETZT ANSCHAUEN: Kostenlose Tools